Orçamento Base Zero

Autor: João Roberto Fracasso

Encerra-se mais um ano e inicia-se um novo ciclo, o ano de 2014, e não diferente dos outros tantos anteriores, é preciso fechar o balanço do que se encerra e projetar o futuro, momento de planejar e preparar o orçamento para os próximos 12 meses.

Nesse momento faz necessária uma reflexão de tudo que já foi feito até então e quais foram os resultados e como devem ser projetados os próximos 12 meses, em cima de uma base do passado?  ou fazer diferente, iniciar um novo orçamento a partir do zero!?

Essa é uma pergunta que muitos empresários deveriam fazer, pois embora o passado possa nos oferecer uma gama de informações para projetarmos o futuro, esse futuro é incerto, e ainda, é a grande chance de revermos os conceitos aplicados e uma grande oportunidade de fazermos diferente e melhor.  

Na seara desse pensamento é que surgiu o conceito de Orçamento Base Zero (OBZ) que é  creditado a Peter Phyrr devido à sua implantação na Texas Instruments na década de 1960, tendo seus resultados sido publicados em 1970 pela Harvard Business Review. De lá para cá surgiram várias versões do Orçamento Base Zero.

É uma ferramenta estratégica para ajuste de orçamento e redução de custos. Possibilita que gestores conheçam os principais custos e, com isso, possam estabelecer metas de corte e priorizar os custos fundamentais para o funcionamento do negócio.

O Orçamento Base Zero consiste na elaboração de uma base orçamentária para um determinado período, sem levar em consideração os orçamentos de períodos anteriores. O orçamento de uma empresa ou departamento deve estar alinhado à estratégia da empresa, ou seja, de sua realidade atual.  Primeiramente é preciso estabelecer claramente quais são as metas e objetivos do período e, a partir daí, estabelecer as bases orçamentárias. Muitas empresas consideram que os gastos do último exercício são necessários, o que não é obrigatoriamente uma verdade! Pois se os gastos passados foram executados sem um critério mais rigoroso, se partirmos desse para execução do próximo orçamento, certamente não teremos o melhor critério, e pior, não alcançando a redução necessária para obter melhores resultados.

O conceito de Orçamento Base Zero possui duas premissas básicas. São elas:

O orçamento eficaz,  deve assegurar a sobrevivência da empresa no pior cenário e ser capaz de aproveitar as oportunidades advindas dos melhores cenários.

O total de gastos fixos deve se situar próximo da margem de contribuição da empresa no pior cenário possível. É importante que a empresa defina qual é o pior cenário possível, mas não necessariamente um cenário catastrófico.

O gestor sempre tem que ter a premissa que o orçamento é uma técnica de alocar recursos de maneira eficiente.

Diante de restrições impostas pela primeira premissa é preciso classificar os diversos custos por ordem de importância, só assim alcançará os melhores resultados.

Vantagens do Orçamento Base Zero:

• permitir a alocação dos recursos de maneira eficiente;
• ajudar a detectar orçamentos inflados;
• eliminar processos que não agregam valor;
• aumentar a comunicação e coordenação dentro da organização.

Desvantagens do Orçamento Base Zero:

• consome mais tempo do que orçamento tradicional;
• obriga os gestores a justificar cada item do orçamento;
• requer treinamento específico dos gestores.

É sempre importante ressaltar que  o Orçamento Base Zero é uma ferramenta estratégica! Parte do princípio de estabelecer os custos e as despesas de uma organização a partir de uma base zero, ou seja, sem levar em consideração os custos de períodos anteriores. Por se tratar de uma ferramenta estratégica, demanda o envolvimento e o tempo de todos colaboradores da organização, de gestores a departamentos operacionais.

Em outras palavras podemos dizer que o “OBZ” é um meio prático de os gestores e empresários não caírem na zona de conforto, é uma ferramenta que avalia as reais necessidades ou os excessos nas empresas sem repetir os mesmos números do ano anterior com pequenos acréscimos de 5% ou 10%.  É certo que  é muito mais rápido e cômodo fazer o Orçamento Base Histórica (OBH), mas serve para pouca coisa, você estará colocando como previsão de vendas as mesmas do ano anterior sem levar em consideração o Planejamento Estratégico para o ano ou sem levar em conta como anda seus concorrentes ou novos produtos que serão lançados no mercado afetando diretamente suas vendas. Também fazendo OBH você deixará de avaliar se seu nível de gastos irá aumentar ou diminuir com a real necessidade.

Considerando que as empresas evoluem com a aplicação de varias ferramentas tecnológicas seja ela nos aspectos de gestão ou de processos industriais, eliminado por sua vez,  atividades que anteriormente era necessário sua execução de uma determinada forma e após as mudanças no processo são bem provável que os recursos já não são os mesmo e com isso não será a mesma base orçamentaria que antes. Essa é a grande oportunidade de rever os conceitos e sempre verificar que os recursos estão além das necessidades reais o que acarreta geradores de custos desnecessários que afetam os resultados da empresa. Isso tudo pode ser eliminado quando partirmos para elaboração de um Orçamento na Base Zero, ou seja, iniciamos uma projeção mais minuciosa sem qualquer interferência do passado. Esse é o grande segredo desse conceito OBZ !

*João Roberto Fracasso , Sócio Consultor da BSX. Assessoria e Consultoria Empresarial Ltda.